Cómo organizar la atención al cliente de tu tienda online de ropa
La atención al cliente es un pilar fundamental en cualquier negocio, y en el caso de una tienda online de ropa, no es la excepción. La satisfacción de tus clientes puede marcar la diferencia entre una tienda exitosa y una que no lo es.
En este artículo, te presentaremos un plan detallado para organizar la atención al cliente de tu tienda de ropa online, desde la distribución del trabajo hasta la implementación de herramientas como Zendesk.
Organización del equipo de atención al cliente
El primer paso para brindar una excelente atención al cliente es organizar tu equipo. Para ello, debes considerar el volumen de correos electrónicos que recibes a diario. Establecer un número máximo de correos que una persona puede atender al día es una buena forma de comenzar. Por ejemplo, asumiendo que una persona puede atender aproximadamente un máximo de 200 correos diarios, por lo que debes calcular el volumen promedio de correos que llegan a tu tienda.
Si recibes, por ejemplo, 1000 correos diarios, necesitarás un equipo de al menos 5 agentes de atención al cliente. Sin embargo, ten en cuenta que el volumen de correos puede variar según la temporada, promociones o eventos especiales, por lo que es importante tener flexibilidad en tu equipo.
Unificación de la bandeja de entrada con herramientas
Zendesk es una poderosa herramienta que puede ayudarte a unificar a todos tus agentes de atención al cliente en una sola bandeja de entrada. Esto facilita la gestión de correos electrónicos y te permite identificar quién se encarga de cada email, incluso por tipo de consulta.
Puedes configurar diferentes usuarios en Zendesk para asignar correos a agentes específicos, lo que agiliza el proceso de resolución de problemas. Además, Zendesk ofrece herramientas de seguimiento y métricas que te permiten evaluar el desempeño de tu equipo y la satisfacción del cliente.
Organización de correos por categorías
Una vez que tengas a tu equipo organizado en Zendesk, es esencial organizar los correos electrónicos por categorías para una atención eficiente. Las tres categorías principales en una tienda de ropa online suelen ser: venta, seguimiento de pedido y servicio postventa.
1. Emails de venta
Dentro de esta categoría, se incluyen los correos relacionados con consultas sobre productos, disponibilidad, tallas, precios y descuentos. Asegúrate de que tu equipo esté bien informado sobre los productos y políticas de venta para brindar respuestas precisas.
2. Seguimiento de pedido
Esta categoría abarca consultas sobre el estado de los pedidos, envíos, tiempos de entrega y cualquier problema relacionado con el proceso de compra. La eficiencia en esta área es crucial para evitar la ansiedad de los clientes.
3. Servicio postventa
En esta categoría, se atienden reclamaciones, devoluciones, cambios, problemas de calidad y cualquier otra cuestión que surja después de la compra. La resolución rápida y satisfactoria de estos problemas puede fomentar la lealtad del cliente.
Creación de guías de atención al cliente y respuestas predeterminadas
Para garantizar una atención al cliente consistente y eficiente, es útil crear guías de atención al cliente con soluciones para problemas comunes. Asimismo, es recomendable desarrollar respuestas predeterminadas para enviar en función de palabras clave en los correos electrónicos. Esto se puede hacer fácilmente en Zendesk.
Guías de atención al cliente
+Crea guías detalladas con respuestas a preguntas frecuentes.
+Incluye información sobre políticas de envío, devoluciones y garantías.
+Actualiza regularmente estas guías para reflejar cambios en tu negocio.
Respuestas predeterminadas
+Configura respuestas predefinidas para problemas comunes.
+Usa palabras clave para activar las respuestas automáticamente.
+Personaliza las respuestas predeterminadas según la situación.
+El uso de respuestas predeterminadas no solo ahorra tiempo, sino que también reduce errores y garantiza respuestas coherentes a los clientes.
En conclusión, organizar la atención al cliente en tu tienda online de ropa es esencial para el éxito de tu negocio. Calcula el volumen de correos, unifica a tu equipo en Zendesk, organiza los correos por categorías y crea guías de atención al cliente y respuestas predeterminadas. Con estos pasos, estarás en camino para brindar un servicio excepcional y diferenciarte de la competencia. Recuerda que la atención al cliente es como tener empleados de tienda normal, y su importancia no debe subestimarse.
En Oltex Trading te podemos ayudar a crear tu marca de ropa y te daremos tips para que destaque en el sector, ya que contamos con más de 30 años de experiencia en el sector textil y llevamos encargándonos de este sector por varias generaciones.
VISITA NUESTRO CATÁLOGO AQUÍ Y COMPLETA TU PERFIL
OL' YOU NEED IS OLTEX